Een volle agenda lijkt fantastisch, tot je te maken krijgt met no-shows. Klanten die simpelweg niet op komen dagen, kosten je niet alleen geld, maar ook kostbare tijd die je had kunnen besteden aan een betalende klant. Het is een frustratie waar vrijwel elke stylist vroeg of laat mee te maken krijgt. Het goede nieuws? Met de juiste aanpak kun je no-shows drastisch verminderen en je agenda weer betrouwbaar vullen.
In dit artikel lees je waarom no-shows ontstaan én welke slimme strategieën jij kunt inzetten om ze te voorkomen.
Waarom no-shows zo’n groot probleem zijn
Een enkele keer een klant die niet komt opdagen lijkt misschien niet zo erg, maar tel het eens op:
- Een gemiste behandeling = directe omzetderving.
- Het blokkeert tijd waarin je een andere klant had kunnen inplannen.
- Het kan je motivatie en flow flink verstoren.
Een stylist die wekelijks 3 no-shows heeft, kan zomaar honderden euro’s per maand mislopen, kijk maar eens naar onderstaande rekensom:
Stel dat jouw gemiddelde behandeling €60 kost en je hebt gemiddeld 3 no-shows per week. Dat betekent dat je wekelijks €180 misloopt. Op maandbasis loopt dit op tot ruim €700 omzetverlies. En als je het op jaarbasis berekent, kom je uit op maar liefst €8.640 : een gigantisch bedrag dat rechtstreeks van je winst afgaat.
En daar stopt het niet: jouw vaste lasten zoals huur, energie en materialen blijven gewoon doorlopen. Je hebt dus wel de kosten, maar niet de inkomsten. No-shows verminderen is daarom niet alleen prettig voor je planning, maar cruciaal voor de financiële gezondheid van je salon.
Let’s talk numbers: Wat kosten no-shows je écht?
Veel stylisten onderschatten hoeveel geld er ongemerkt verloren gaat door no-shows. Met een simpele rekensom zie je direct hoe groot de impact is.
| Aantal no-shows per week | Gem. prijs behandeling (€60) | Verlies per maand | Verlies per jaar |
|---|---|---|---|
| 1 | €60 | ± €240 | ± €2.880 |
| 2 | €60 | ± €480 | ± €5.760 |
| 3 | €60 | ± €720 | ± €8.640 |
| 4 | €60 | ± €960 | ± €11.520 |
Zelfs 1 no-show per week kost je op jaarbasis bijna €3.000. Bij 3 no-shows per week kan dat oplopen tot bijna €9.000 verlies. Dat is geld waarmee je je voorraad had kunnen aanvullen, je huur had kunnen betalen of had kunnen investeren in trainingen en groei.
Wat zijn de belangrijkste oorzaken van no-shows?
- Vergeten afspraken: klanten die simpelweg niet meer weten dat ze geboekt hebben.
- Te vrijblijvende boekingen: geen duidelijke afspraken = makkelijk afzeggen.
- Onvoldoende bewustzijn van de waarde van jouw tijd: klanten realiseren zich niet dat hun plekje geld waard is.
- Persoonlijke omstandigheden: natuurlijk kan er altijd iets onverwachts gebeuren, maar met de juiste systemen vang je dit beter op.
Slimme strategieën om no-shows te verminderen
1. Werk met een aanbetalingen
Een kleine aanbetaling (bijvoorbeeld 20–30%) maakt klanten veel minder geneigd om hun afspraak te vergeten of te negeren. Ze hebben immers al geïnvesteerd.
Tip: gebruik boekingssoftware zoals salonized die dit automatisch voor je regelt, zodat jij er geen omkijken naar hebt.
2. Stuur automatische reminders
Eén herinnering een week van tevoren en één reminder een dag of 48 uur van tevoren doet wonderen. Klanten waarderen de service en jij verkleint de kans dat ze het vergeten.
Voorbeeld: “Hi [naam], morgen om 14:00 uur zie ik je voor je Brow Lamination. We hebben er zin in!”
Gebruik je een systeem als Salonized? Dan kun je eenvoudig reminders instellen die automatisch per e-mail én sms naar je klanten worden gestuurd. Houd er wel rekening mee dat sms-berichten extra kosten met zich meebrengen, terwijl e-mails meestal kosteloos zijn inbegrepen in je pakket. Voor klanten die vaak hun mail missen, kan sms echter een slimme investering zijn.
3. Stel duidelijke voorwaarden op
Maak je annuleringsbeleid helder en communiceer dit duidelijk bij boekingen. Zet het in je bevestigingsmails, op je website én in je salon.
Voorbeeld: “Annuleren kan kosteloos tot 24 uur van tevoren. Bij te late annulering of no-show wordt 50% van de behandeling in rekening gebracht.”
Gebruik je een online boekingssysteem? Voeg dan ook een link naar je algemene voorwaarden toe en vink in het systeem aan dat klanten deze moeten bevestigen als gelezen. Zo sta jij extra sterk bij no-shows of late annuleringen en heb je altijd je afspraken zwart op wit vastgelegd.
4. Beloon betrouwbare klanten
Creëer loyaliteit door klanten die altijd op tijd zijn af en toe een extraatje te geven: bijvoorbeeld een mini brow brush of korting op een product. Zo voelen ze zich gewaardeerd en houden ze zich eerder aan afspraken
5. Gebruik psychologie in je communicatie
Klanten moeten begrijpen dat hun plekje waardevol is. Vermijd zinnen als “laat het me weten als het niet lukt” en benadruk in plaats daarvan de exclusiviteit: “Dit tijdslot is speciaal voor jou gereserveerd, ik plan er niemand anders in.”
6. Bouw een goede relatie met je klant
No-shows voorkomen begint niet alleen met regels en systemen, maar ook met wederzijds respect. Wanneer jij duidelijk en transparant bent over je beleid, zullen klanten dat respecteren en serieuzer omgaan met hun afspraken.
Maar dit werkt twee kanten op: respecteer ook de tijd van je klanten. Dat betekent dat jij behandelingen start op de afgesproken tijd en dat je zo min mogelijk zelf afspraken verschuift. Hoe consistenter jij bent, hoe makkelijker je klanten jouw voorwaarden zullen accepteren.
Het principe is simpel: hoe meer jij hun drukke agenda respecteert, hoe sneller zij ook die van jou respecteren. En dat leidt automatisch tot minder no-shows.
E-mail Voorbeelden van communicatie met klanten
1. Bevestigingsmail (direct na boeken)
Hi Lizzy,
Bedankt voor je boeking voor de behandeling Brow Lamination inclusief hybrid tint op woensdag 1 november om 10:15 uur.
Door een afspraak te maken ga je akkoord met ons annuleringsbeleid. Dit betekent dat je tot 24 uur van tevoren kosteloos kunt wijzigen of annuleren via telefoon of e-mail. Doe je dit binnen 24 uur? Dan zijn we helaas genoodzaakt de volledige behandeling in rekening te brengen, ongeacht de reden.
Tot snel, we kijken ernaar uit je te zien!
Liefs,
Team Flawlash
2. Reminder (een dag van tevoren)
Hi Lizzy,
Dit is een vriendelijke herinnering voor je afspraak Brow Lamination inclusief hybrid tint op woensdag 1 november om 10:15 uur.
Kun je onverwacht niet komen? Laat het ons dan uiterlijk 24 uur van tevoren weten via telefoon of e-mail, zodat we iemand anders blij kunnen maken met dit plekje.
Annuleer je later of kom je niet opdagen, dan brengen we de volledige behandeling in rekening, zoals in ons beleid vermeld staat.
Tot morgen!
Liefs,
Team Flawlash
3. No-show e-mail
Hi Lizzy,
Helaas hebben we je vandaag gemist voor je Brow Lamination inclusief hybrid tint afspraak op woensdag 1 november om 10:15 uur.
Zoals aangegeven in ons beleid moeten afspraken minimaal 24 uur van tevoren worden geannuleerd, zodat wij de plek nog aan iemand anders kunnen geven. Omdat dit niet is gebeurd, zijn we genoodzaakt de volledige behandeling in rekening te brengen. Dit bedrag kan betaald worden vóór je volgende afspraak.
We hopen je snel weer te mogen verwelkomen.
Liefs,
Team Flawlash
Houd no-shows bij
Natuurlijk kan het iedereen een keer gebeuren: een klant wordt plotseling ziek of vergeet de afspraak echt. Maar het is belangrijk dat jij inzicht hebt in welke klanten vaker niet verschijnen.
Werk je met een online systeem? Dan kun je dit eenvoudig bijhouden in het klantprofiel. Zie je dat een klant 2 of 3 keer te laat annuleert of helemaal niet komt opdagen? Dan is het slim om jezelf de vraag te stellen: “Verdient deze klant mij meer geld dan dat hij of zij mij kost?” Soms is het zakelijk verstandiger om zulke klanten niet langer standaard in te plannen en te blokkeren om nog boekingen te kunnen maken. Dit noem je ook wel een client black list.
Inspiratie uit de praktijk : no-shows verminderen met 80%
Neem het voorbeeld van collega-stylist uit Groningen. Ze kampte wekelijks met 3 no-shows. Ze besloot een combinatie van aanbetalingen, automatische reminders en een duidelijk annuleringsbeleid in te voeren. Binnen twee maanden daalde het aantal no-shows met 80%. De tijd die eerst verloren ging, kon ze nu vullen met vaste, betrouwbare klanten en haar omzet steeg merkbaar.
- Voor langere behandelingen (zoals permanente make-up) hanteert ze een 48-uurs annuleringsbeleid en rekent ze direct door bij een no-show.
- Ze wacht maximaal 10 minuten en belt de klant. Als er later op de dag nog ruimte is, biedt ze een alternatief aan.
- De eerste keer knijpt ze een oogje toe, zeker bij vaste klanten die normaal altijd netjes op tijd komen. Maar bij nieuwe klanten zonder track record is ze strenger: geen komst = betalen.
Zo’n balans tussen streng en menselijk werkt vaak het beste: je behoudt een goede relatie met vaste klanten, maar stelt tegelijk duidelijke grenzen.
Maak van no-shows een uitzondering
No-shows zijn niet alleen vervelend, ze ondermijnen je hele business. Door duidelijke voorwaarden te stellen, technologie slim te gebruiken en je klanten te trainen in betrouwbaarheid, kun je dit probleem drastisch terugdringen.
Wil je als stylist nóg meer grip op je agenda en business? Ontdek de trainingen en tips van de Flawlash Academy en leer hoe je niet alleen betere resultaten behaalt, maar ook zakelijk sterker staat.